Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES


Introducción

La Fundación Social Semilla y Fruto es una entidad sin ánimo de lucro de cambio social comprometida en romper el ciclo de reproducción de la pobreza de la niñez de los barrios altos de la comuna 6 del municipio de Soacha, a través de programas y proyectos de nutrición, educación y generación de ingresos, brindando así oportunidades de vida. La fundación ha determinado elaborar el presente manual en el cual se estipulan las condiciones y obligaciones, tratamiento y uso aplicables al tratamiento de Datos Personales, que la Fundación dentro de sus funciones propias tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o eliminar.

Lo anterior con base en lo dispuesto en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en el Articulo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que reglamentan e integran el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.


1. OBJETIVO


El presente Manual de Procedimientos de Protección de Datos Personales contiene en sí misma la Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) pretende dar las pautas generales con el fin de regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en la FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, brindando las herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
La Política se estructura siguiendo los mandatos de la ley estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

2. ALCANCE


La Política de Tratamiento de datos personales de la FUNDACION SOCIAL SEMILLA Y FRUTO cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la FUNDACIÓN.
La Política se integrará con el Marco de la Gestión de Riesgos de la entidad.

3. MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA

• Ley 1581 de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decretos y circulares externas que reglamenten la norma indicada en el numeral anterior.
• Sentencia de Constitucionalidad C–748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.


4. DESARROLLO DE LA POLÍTICA


LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de los datos personales de los terceros que tengan algún tipo de vinculación con la organización. En consecuencia LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, solicitará desde el ingreso del dato la autorización para el uso de la información que reciba para las finalidades propias de su objeto misional.
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO implementará las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.

5. ESTRATEGIAS


5.1 Adecuado Tratamiento.
Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO trabajará tres perspectivas básicas, estas perspectivas son:
• Perspectiva Jurídica
• Perspectiva Tecnológica
• Perspectiva Organizacional

5.2 Divulgación y Capacitación.
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política.
5.3 Organización interna y Gestión de riesgos.
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales de manera interna dentro de las atribuciones funcionales del actual Encargado de Tratamiento de Datos Personales.

6. DEFINICIONES


Para los propósitos de este documento se aplican las siguientes definiciones:
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
• Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


7. PRINCIPIOS RECTORES


• Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

 
8. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS


8.1 Datos Personales Sensibles
Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos y médicos.
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.
8.2 Tratamiento de Datos Personales Sensibles
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.


8.3 Datos Personales de (Menores de Edad) Niños, Niñas y Adolescentes
Los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO se entonces se compromete, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, de conformidad con el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos:

• Que responda y respete los intereses superiores de los niños, niños y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

9. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS

Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:
9.1 Bases de datos Confidenciales:
Son bases de datos confidenciales la cual trata el modelo de negocio de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, es el caso de datos financieros, bases de datos del personal, bases de datos con información sensible sobre directivos, proveedores etc.
9.2 Bases de datos con Información Sensible:
Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, el acceso a este tipo de información es restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios.
9.3 Bases de datos con Información Pública:
Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.


10. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tienen derecho a:
• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO en su condición de responsable del tratamiento.
• Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
• Recibir información por parte de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, previo tramite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales vigentes.
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.


11. DEBERES DE LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES


LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, sabe y tiene presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales.

12 POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN


12.1 Generalidades Sobre la Autorización
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO informará al titular de los datos, lo siguiente:
• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos. Página web, correo electrónico, dirección física y canales telefónicos.

12.2 Garantías del Derecho de Acceso
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.
12.3 Consultas
Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar los datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO garantiza:
• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.
Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

12.4 Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento de los Datos Personales.
El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, diligenciando el formato de Reclamación para el Tratamiento de Datos Personales que podrá solicitar mediante el envío de un correo electrónico a la dirección Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
En este formato el Titular deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o suprimidos o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.5 Rectificación y Actualización de Datos

LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO se obliga a rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO tendrá en cuenta lo siguiente:
• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición como soporte de la solicitud.
• LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO considere pertinentes.
• LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados solicitándolos mediante correo electrónico a la dirección Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

12.6 Supresión de Datos
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:
• El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

12.7 Revocatoria de la Autorización

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.
Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:
• Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
• Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

12.8 Contratos

En los contratos laborales, LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular.
También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.

12.9 Transferencia de Datos Personales a Terceros Países
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular.

13. REGLAS GENERALES APLICABLES

LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
• LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
• LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
• Se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
• LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, para garantizar la protección de la información personal, adoptará, en sus portales transaccionales (cuando los empiece a utilizar), todos los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información. Para esto podrá adoptar mecanismos de seguridad tecnológicos como es el caso de software de seguridad, firmas digitales, entre otras, como las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos de la entidad.
• La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas.
• El Encargado del Tratamiento y de Protección de Datos, deberá identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el web site de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

14. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO

14.1 Los Responsables

Es Responsable del tratamiento de datos personales "la persona natural o jurídica, pública o privada, que [...] decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos". De esta manera, el Responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley.
En el caso de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, el Comité de Seguridad es el responsable de adoptar las medidas necesarias para el buen tratamiento de los datos personales.
14.2 Los Encargados

Es Encargado del tratamiento de datos personales "la persona natural o jurídica, pública o privada, que [...] realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento". Esto supone que, para cada tratamiento de datos, se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un Responsable.

14.3 Deberes de los Encargados
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).

14.4 El Despliegue Interno de la Política de Protección de Datos

A partir de la adopción de la presente Política, LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO establecerá:
• Términos y condiciones de uso de herramientas informáticas externas: Autorregulación de los principios y las reglas consagradas en la ley 1581 de 2012, dirigidos específicamente a proteger el derecho de hábeas data de clientes, usuarios y en general toda persona natural que interactúe con un aplicativo informático (elemento que gestione información bien sea física o electrónica).
• Oficial de Protección de Datos: En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la Organización, se crea el rol de Encargado del Tratamiento y Protección de Datos Personales, quien teniendo en cuenta lo definido por el presente manual, articulará todas las acciones para el efectivo cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales en LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO
Las obligaciones más importantes a cargo del Encargado del Tratamiento y Protección de Datos Personales son las siguientes:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a las directivas, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a las directivas.
8. Suministrar, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Informar determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos personales.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).


15. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Entidad (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014).
En el registro que se efectúe de las bases de datos LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO indicará su razón social, número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto.
LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014).
Finalmente LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.

16. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN


La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de las Directivas de la Fundación y su actualización dependerá de las instrucciones de estos.
Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro de las Directivas, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Encargado de Protección de Datos de la Compañía.
La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO y en la cartelera informativa de esta para que sea dada a conocer a todos los interesados.
Es un deber de los empleados y colaboradores de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO, conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.
La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada en sesión de Asamblea Ordinaria de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO el día seis (06) de abril de 2013.

Autorización Manejo de Datos Personales


Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO de lo siguiente:

1. LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrá recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO disponible en la cartelera informativa de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO y en página web de la entidad.
2. Que me ha sido informada la (s) finalidad (es) de la recolección de los datos personales que suministro.
3. Es de carácter facultativo o voluntario responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles o sobre menores de edad.
4. Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
5. Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales dispuestos por LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO.
6. Mediante la página web de la entidad www.semillayfruto.org.co y a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , podré radicar cualquier tipo de requerimiento relacionado con el tratamiento de mis datos personales.
7. LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservará el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web y en la cartelera informativa de la entidad.
8. Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO para tratar mis datos personales de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales para los fines relacionados con su objeto y en especial para fines legales, contractuales, misionales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA FUNDACIÓN SOCIAL SEMILLA Y FRUTO
9. La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.